keskiviikko 4. maaliskuuta 2015

Kokoustekniikka




Melkein jokainen meistä pääsee elämänsä aikana osallistumaan johonkin kokoukseen: oppilaskunnan, harrastusryhmän tai vaikka taloyhtiön kokouksissa on mahdollista osallistua yhteisten asioiden hoitamiseen ja vaikuttaa niin yhteisiin ja omaa itseä koskeviin päätöksiin.

Kokoustekniikkaa tarvitaan, jotta yhtenä ryhmänä saataisiin tehtyä päätöksiä tavalla, joka on

  • tasapuolinen (kaikilla on mahdollisuus osallistua)
  • ennustettava (kaikki ymmärtävät millä perusteilla päätöksiä tehdään) ja
  • laillinen.
Kokoustekniikan hallinta on siten yksi tärkeistä kansalaistaidoista: jotta voi ymmärtää päätöksiä ja niiden perusteita, on tunnettava kokoustekniikan perusteet. Se on myös edellytys sille, että voi itse osallistua päätöksentekoon.

Ennen varsinaista kokousta, vaaditaan etukäteen tehtäviä valmisteluja. Kokouksen kutsujan tulee lähettää kaikille asianosaisille kokouskutsu sekä mahdolliset tarvittavat tiedot, joiden pohjalta kokouksessa tehdään päätöksiä. Kokouskutsussa kerrotaan, mitä asioita kokouksessa on tarkoitus käsitellä, keitä se koskee sekä tietysti missä ja milloin kokoonnutaan. Kokoukseen osallistujien kannattaa valmistautua kokoukseen etukäteen tutustumalla ainakin kokouksen asialistaan sekä niihin asioihin, joita kokouksessa on tarkoitus käsitellä.

Varsinainen kokous aloitetaan avaamalla kokous. Sen jälkeen todetaan, onko kokous laillinen ja päätösvaltainen eli onko siitä ilmoitettu kaikille asianosaisille ja onko paikalla tarpeeksi ihmisiä jotta yhteisiä päätöksiä voidaan tehdä. Tämän jälkeen valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri sekä pöytäkirjan tarkistaja, joka tarkistaa lopuksi, että kaikki kokouksessa käsitellyt asiat on kirjattu oikein ylös. Ennen kokouksen aloittamista käydään vielä läpi kokouksen esityslista sekä mahdolliset ilmoitusasiat.

1. Harjoitellaan kokouksen kulkua ja kokoustekniikkaa omien kokousten avulla. Jakautukaa luokassa kolmeen ryhmään ja jakakaa seuraavat kokousmateriaalit ryhmien kesken. Tutustukaa esityslistaan sekä niihin taustatietoihin, joita materiaaleissa on annettu. Valmistautukaan kokoukseenne kirjoittamalla muistiinpanoja ja sopimalla kokouksessa jaettavat roolit etukäteen. Jos ryhmässä ei riitä jokaiselle rooleja, jaetaan näille sihteerin ja pöytäkirjan tarkastajan työt.

Lutakon omakotiyhdistys
Nyyssölän sukuseura
Asunto Oy Pihlaja

LINKKEJÄ

Kokouksen kulku - OK-opintokeskus